Parce que votre événement mérite le plus éclatant des succès, vous avez également le droit de solliciter les services des meilleurs prestataires ou agences du secteur de l’événementiel. Le premier pas vers cette réussite commence par la rédaction d’un appel d’offres événementiel pour mettre en concurrence ces fournisseurs.
Le but de ce document est d’obtenir les propositions techniques et financières les plus intéressantes et adaptées aux contraintes de votre projet événementiel. Sa conception répond toutefois à un cheminement.
L’appel d’offres, la garantie d’une prestation événementielle de qualité
En principe, l’externalisation de l’organisation de tout ou partie de votre évènement d’entreprise, public ou privé, vous décharge d’un grand stress. Elle vous permet de gagner du temps et de réaliser d’énormes économies sur votre budget. Mais, cet idéal ne peut être atteint que lorsque vous confiez votre projet aux bonnes personnes ou à l’agence compétente.
Ainsi, l’appel d’offre événementiel vous permet de mettre en concurrence plusieurs candidats afin de dénicher le(s) soumissionnaire(s) qui propose(nt) un service de qualité à un prix compétitif.
Cette procédure très recommandée dans le recrutement des prestataires de service vous préserve de toute mauvaise surprise lors de la préparation de votre rencontre ou le jour J. Et pour cause, le candidat est sélectionné en fonction de sa réelle compréhension de vos attentes, de son historique et de sa réputation en matière d’organisation d’événements du même concept. Et surtout il vous offre des garanties.
Les types d’appels d’offres événementiel
La pertinence des soumissions des candidats est fonction du type d’appel d’offres événementiel que vous leur adressez. En principe, il existe deux types d’appels d’offres : l’un concerne un évènement spécifique tandis que l’autre est un accord ou un contrat-cadre régissant plusieurs évènements.
Dans le premier cas, le cahier des charges est conçu pour un événement ou une rubrique précise de la manifestation. Par exemple, pour un anniversaire ou une soirée d’entreprise, vous aurez besoin d’un organisateur ou d’un prestataire particulier comme un décorateur événementiel ou un traiteur. L’appel d’offres indique clairement que ce besoin est ponctuel, et ceci vous permet de sélectionner un prestataire pour y répondre.
Dans le second cas, il s’agira d’un contrat-cadre pour l’organisation de plusieurs évènements. Cela suppose que le client a en projet des évènements qui vont se dérouler/se répéter sur une période donnée, comme un séminaire en plusieurs sessions ou un concert itinérant. Cette option permet d’avoir affaire à un seul interlocuteur sur toute la durée du contrat pour prendre en charge tout ou partie de l’organisation des événements.
Conseils de rédaction d’un appel d’offres événementiel
L’appel d’offres événementiel doit être un guide de réponses pour les candidats. Ainsi, son élaboration est une tâche délicate nécessitant une attention soutenue et le respect d’un cheminement précis afin de permettre aux fournisseurs de déposer des offres pertinentes.
La phase préliminaire
L’étape initiale pour la conception de votre document est un travail d’introspection. Il consiste à finaliser votre concept, faire le point sur les services à externaliser, définir les modalités de la mise en œuvre de la prestation. L’inventaire des besoins doit apporter autant que possible des précisions utiles aux fournisseurs afin que leurs offres soient en cohérence avec vos attentes.
Vous pouvez au préalable réaliser une étude du marché pour analyser les tendances en matière d’organisation d’événement. Ce travail vous permet d’ailleurs de découvrir les possibilités qui s’offrent à vous et de comprendre les contraintes de vos potentiels fournisseurs. Ainsi, vous pouvez anticiper les critères sur lesquels leur proposition va être évaluée.
La rédaction proprement dite
L’appel d’offres représente avant tout un document d’orientation. Sa structure met en évidence cinq principaux aspects à retrouver nécessairement dans le document final.
Il s’agit, tout d’abord, de donner le plus d’informations cruciales sur l’identité de votre entreprise, comme son nom, sa localisation, son statut, son activité et ses réalisations. Un accent sur les valeurs de l’entreprise s’avère utile pour la compréhension de vos attentes.
Ensuite, pour votre événement, renseignez le contexte de sa réalisation et les objectifs qu’il poursuit. Notez qu’il existe une multitude de types d’événement ayant chacun une cible et un but précis. En définissant le vôtre en amont, vous donnez la possibilité à vos candidats de s’approprier votre vision, car ils sont appelés à être un partenaire dans l’exécution de votre projet.
Le cahier des charges constitue le troisième point essentiel de votre appel d’offres. Il doit contenir explicitement vos besoins et vos exigences. Il doit donner le plus de précision sur :
- la nature de l’évènement à organiser et ses caractéristiques essentielles,
- les prestations attendues et les modalités de leur exécution,
- les volumes et les quantités des éléments logistiques ;
- les délais.
On retrouve, dans l’étape suivante, le mode de déroulement de l’appel d’offres. Il consiste à décrire les critères de sélection des candidatures. Il concerne notamment la zone géographique des entreprises éligibles, leur capacité financière surtout s’ils doivent engager des frais pour l’organisation de l’évènement, les documents à fournir, puis la grille de notation des offres. Veillez, toutefois, à mettre de la souplesse dans vos exigences, car des critères trop contraignants peuvent faire fuir de bons candidats.
Enfin, précisez le délai de soumission des candidatures et le calendrier d’évaluation des offres. Vous devez également mettre en évidence les personnes à contacter en cas de question.
Il faut indiquer, par ailleurs, que la transparence reste primordiale à toutes les étapes de l’élaboration de votre appel d’offres. Conçu avec finesse, il vous fait gagner beaucoup de temps lors de la phase de sélection.
Où publier votre appel d’offres ?
L’appel d’offres, quel que soit le secteur d’activité auquel il s’adresse, est un document à rendre public. Sa fonction principale est de donner la même chance à tous les postulants d’être cotés sur le rapport qualité-prix de leur offre. Ainsi, vous avez deux méthodes pour le lancer.
La première consiste à recourir à des sites officiels ou à des plateformes spécialisées en recrutement. En règle générale, la publication est gratuite et peut toucher une cible très large. Vous pouvez aussi publier votre avis dans les journaux locaux ou faire appel au service d’un cabinet. Celui-ci peut vous apporter un accompagnement sur mesure jusqu’à la sélection des candidats finaux et vous donner la liberté de choisir votre prestataire.
Par ailleurs, vous pouvez procéder à une publication restreinte. C’est une méthode qui consiste à mettre en concurrence des prestataires qui vous ont fourni des services par le passé ou à consulter des annuaires professionnels. Vous pouvez alors lancer votre avis à ces potentiels fournisseurs par mail, par fax.
