Fichje technique pour organiser un événement

La fiche technique de l’organisation d’un évènement

La fiche technique est un résumé assez fidèle de tous les points cruciaux d’un produit ou d’un événement. Elle regroupe une somme de données concernant l’utilisation d’un matériel ou servant de fil conducteur à la mise en œuvre pratique d’un événement

Avant de réaliser la fiche technique de l’organisation d’un événement, il est absolument nécessaire de bien définir les aspects clés qui doivent constituer l’événement : les objectifs, la cible et le profil des activités.

Qu’est-ce qu’une fiche technique d’organisation d’événement ?

C’est une sorte de fiche d’identité, une présentation de votre événement, qui permet à ceux qui la consultent de quasiment tout savoir de celui-ci. Elle donne des informations sur le but, le concept, le lieu, la date et les dispositions prises pour mener à bien votre événement.

C’est en rencontrant votre client et en échangeant avec lui, que vous cernerez l’esprit et l’objectif principal de son événement, afin de réaliser une fiche technique assez synthétique comportant les informations essentielles, et assez complète pour pouvoir être mise en pratique. 

Ce document de quelques pages au maximum doit être simple, clair, précis et, autant que possible, exhaustif. 

Votre fiche technique, si elle est bien rédigée, doit bien entendu décrire l’événement, mais surtout donner l’impression que vous avez totalement circonscrit tous ses enjeux. 

Le client ne sait pas toujours exactement ce qui l’attend, ni clairement ce qu’il veut. Votre fiche doit le rassurer et projeter une image d’événement réussi dans son esprit. En la consultant, on doit savoir à qui s’adresse cette manifestation, en quoi elle consiste et comment elle va se dérouler.

Que doit contenir la fiche technique de votre événement ?

La fiche technique de votre événement est une fiche descriptive réunissant, en un document, les détails importants pour en assurer une bonne exécution. Elle aide à cerner l’événement et parfois même à le piloter. 

En plus de la dénomination de la manifestation, le document doit comporter le nom et le titre de l’organisateur, sa raison sociale et ses coordonnées. 

Le but, les objectifs, les partenaires et les intervenants, les prestataires, la communication événementielle, un aperçu du déroulement, et les retombées escomptées doivent transparaître dans cette fiche. Il est recommandé d’adopter un langage clair et succinct, en phase avec les destinataires du document.

Les éléments incontournables pour organiser un événement

L’objectif de l’événement (le noyau de l’événement)

Il est question de rappeler la nature de la manifestation et d’afficher les intentions du client à travers une brève description de l’événement. L’entreprise cliente peut souhaiter nouer des contacts avec d’éventuels clients ou simplement faire connaître de nouveaux produits au public. 

Dans le cas des événements d’entreprise, on cherche souvent à informer, à améliorer l’image de l’institution ou à resserrer les rangs de ses collaborateurs pour redynamiser l’esprit d’équipe. Parfois, on cherche aussi à promouvoir les entreprises d’un secteur d’activité et réaffirmer leur place dans le paysage économique, social ou culturel.

De nombreux aspects de l’organisation dépendent de ces objectifs. Plus ils sont clairs et mieux c’est.

Le public cible

Celui qui consulte votre fiche doit se voir rappelé, en quelques lignes, quel est le public visé par la manifestation et quel est le profil des participants attendus. Pour les événements d’entreprise, ce public peut être composé de collaborateurs ou d’employés de l’entreprise. 

Pour d’autres types de manifestations, on peut cibler le grand public, une catégorie professionnelle ou une certaine classe d’âge. 

En général, on retrouve dans la description du public cible, les entreprises, les organismes, les personnes ou les institutions spécifiquement concernés par cet événement.

On saisit l’occasion pour rappeler, dans cette section, les intervenants (chercheurs, chefs d’entreprises, personnalités, etc.) et les invités de marque qui requièrent un accueil et un accompagnement particulier (politiciens, experts, mécènes, artistes, etc).

Le budget

Il ne s’agit pas d’un détail des postes de dépenses ou des ressources mais d’un aperçu de l’envergure de la manifestation. Il arrive qu’on indique sur la fiche technique les apports de partenaires financiers ou institutionnels, en nature ou en montants sonnants. 

La création d’un budget est une étape essentielle de la planification d’événements qui aide à clarifier d’autres aspects de votre plan. De plus, établir un budget permet d’éviter les mauvaises surprises (comme manquer d’argent pour la décoration, etc.). 

Vous aurez plus de succès si vous planifiez l’intégralité de votre budget à l’avance, continuez à le mettre à jour au fur et à mesure que vous finalisez les variables et restez très proche du processus.

La date, le lieu et la durée prévue de l’événement

Sur la fiche technique d’un événement, on précise le calendrier, la date ou période prévue pour l’exécuter, avec éventuellement le temps estimé nécessaire pour l’organisation. On peut spécifier l’horaire de la manifestation ainsi que sa périodicité, à moins qu’il ne soit question d’un événement ponctuel unique.

Le lieu choisi sera aussi précisé, avec ses caractéristiques en termes de salles disponibles avec leurs capacités, les espaces et les infrastructures mis à disposition pour réaliser l’événement. Ces éléments servent à la planification concrète de la manifestation, laquelle comporte trois phases : la conception, la préparation et l’exécution.

La durée et le déroulement, ou scénario prévu, de votre événement peuvent être présentés dans leurs grandes lignes avec un horaire détaillé. Cela permet de visualiser l’exécution de la manifestation avec les différentes activités prévues. Selon la formule de l’événement, on peut prévoir de vérifier s’il n’y a pas d’autres événements à la date souhaitée.

Les enjeux logistiques et les prestataires

– Sur la base d’un cahier des charges, on peut établir un tableau avec les besoins en matière de logistique et la liste des fournisseurs affectés à ces services. 

– Il peut s’avérer utile de prévoir la date où les animateurs ou intervenants doivent donner leur accord.

– Transport, restauration et hébergement constituent les postes clés en matière de logistique. 

– Il faut, par ailleurs, avoir des données sur le son, la lumière et les diverses installations indispensables pour réaliser l’événement. 

– Il peut être nécessaire de négocier et réserver les salles ou l’hôtel pour les conférenciers, par exemple.

Les supports et canaux de promotion de l’événement

Pour la communication de votre événement, avez-vous prévu des flyers, des affiches, des spots, ou une campagne média ? Il est important de le préciser dans la fiche technique, en tenant aussi compte de la présence prévue de médias partenaires ou d’influenceurs, pour prendre des mesures afin de les accueillir, les installer et les gérer.

Ainsi, on peut se faire une idée de l’arsenal déployé pour maximiser l’impact de la manifestation. Que le but soit commercial ou non, il existe toujours un mode de promotion adapté pour le vendre et fédérer les différents acteurs qui travaillent à en faire un événement réussi.

Que vous projetez un lancement de produit, un événement politique, sportif, culturel ou communautaire, vous aurez toujours à choisir la forme de communication adéquate pour atteindre pleinement vos objectifs. L’événement doit créer un maximum d’écho pour, par exemple, faire parler du client dans la presse et sur les réseaux.

L’évaluation des retombées (post-événement)

Il peut être nécessaire de traduire les objectifs d’un événement en données mesurables. Ainsi, une fois l’événement exécuté, on peut estimer concrètement son succès et tirer les conclusions qui s’imposent. 

Combien de participants avez-vous reçu ? Avez-vous atteint le public que vous visiez ? Quelles sont les prolongements éventuels à envisager ?

Selon le type d’événement, il peut être nécessaire de prendre en compte les impacts qu’il aura sur la ville/l’environnement où se déroule la manifestation.

Conclusion

Qu’il s’agisse d’organiser une petite réunion ou d’orchestrer une grande conférence, la planification d’événements est une tâche astreignante ! 

Chaque événement, qu’il soit simple ou complexe, nécessite une planification et une organisation minutieuses. De l’identification des objectifs à la promotion de votre événement, en passant par  l’établissement d’un budget précis, vous devez commencer à prendre en compte un certain nombre d’éléments dans votre fiche technique d’organisation, dès le début, pour rendre le processus aussi simple et fluide que possible.