Le rétroplanning événementiel est sans doute l’outil le plus adapté pour gérer votre événement d’une manière efficace !
Réussir une manifestation commence par une bonne gestion de sa programmation. Pour ce faire, il est crucial d’appliquer les bonnes méthodes de planification en se servant des outils les plus adaptés.
A l’inverse du planning événementiel classique qui s’élabore à partir de la date de début de l’événement, le rétroplanning événementiel se construit à partir de la date de fin de projet et constitue la solution idéale dans la gestion d’événements.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Le rétroplanning, appelé aussi méthode de planification inversée, consiste en un calendrier résumant les différentes tâches à accomplir pour réussir la préparation et l’exécution d’un événement. Avec cette méthode, il faut commencer par positionner la date de livraison du projet, ensuite l’étape précédente et puis celle d’avant et ainsi de suite.
Si ce procédé de planification inversée est très prisé dans le secteur de l’événementiel, c’est essentiellement parce qu’il se révèle particulièrement pertinent. Vous partez d’une date et d’une situation finale pour détailler les différentes tâches et échéances qui vous y mèneront.
Pour le rédiger, chaque étape de l’organisation et ses composantes, ainsi que chaque tâche de préparation, sont inscrites en détail avec un timing minutieux pour éviter toute omission. Chacune est ensuite attribuée à un prestataire précis qui recevra les consignes et les délais qui le concernent.
La structure de ce document permet de visualiser l’avancée du projet et l’étendue des tâches restantes. Avec un rétroplanning événementiel, le but visé est de réussir toutes les phases jusqu’au jour J en respectant les délais et les contraintes de budget.
Pour résumer, vous commencez par lister toutes les tâches à accomplir, puis vous les classez avec cohérence, dans un ordre chronologique inverse, ensuite, vous fixez les dates et les délais de chaque phase. Et c’est la formule du tableau avec le calendrier en colonne et les tâches en ligne qui est la plus courante.
Pourquoi opter pour un rétroplanning dans l’événementiel ?
Le rétroplanning événementiel permet une gestion efficace des délais de chaque phase puisqu’il requiert d’identifier clairement vos besoins, de choisir les prestataires et de lister les moyens nécessaires dans chaque cas. Vous pourrez donc anticiper et laisser de la marge pour les imprévus.
La formule du rétroplanning n’est pas une clé passe partout. Il existe des types de projets où elle n’est pas la méthode la plus performante. Cette technique convient lorsque l’horizon de réalisation de l’événement est relativement lointain et la date de clôture de la manifestation est fixe.
Les chefs de projets événementiels (ainsi que les acteurs de divers autres domaines, comme le sport ou le BTP) préfèrent cette démarche de rétroplanning. Elle permet à chaque acteur, chef de projet, collaborateur, fournisseur et client d’avoir la même vision d’ensemble du projet et de son avancement.
En conclusion, l’intérêt décisif de ce planning à rebours est de :
- vous faciliter la gestion de votre temps ;
- simplifier la coordination des équipes ;
- définir clairement les besoins ;
- permettre de moduler aisément la programmation pour réagir aux imprévus ;
- et réduire les raisons de stresser.
Quelques nuances du rétroplanning événementiel
L’efficacité de la démarche réside dans le fait qu’on liste, en quelque sorte, des conséquences auxquelles on cherche des causes. C’est-à-dire que les étapes du projet sont étagées depuis une deadline, et les différentes phases, structurées à rebours.
L’expérience a prouvé qu’on arrive ainsi à optimiser l’orchestration et la gestion, par séquences ou en parallèle, des multiples tâches. Il existe, en effet, un grand nombre de tâches interdépendantes dans la réalisation d’une manifestation. L’une ne peut être démarrée que si une certaine autre est finalisée et a produit certains effets. Il revient au chef de projets de les articuler pour construire des enchaînements logiques, cohérents et efficients.
Avec un rétroplanning, on peut estimer la date limite de démarrage d’un projet événementiel et évaluer assez précisément son coût. La méthode offre, aussi, la possibilité d’établir la faisabilité de chacune des tâches selon le délai envisagé et l’échéance prévue.
En dehors de l’événementiel, la vision globale qu’offre le rétroplanning, avec sa forme chronologique, est idéale aussi pour un lancement de service ou de produit.
Exemples de méthodes d’élaboration d’un rétroplanning événementiel
Idéalement, votre rétroplanning événementiel doit être morcelé en tâches et sous tâches que vous classez suivant un ordre logique et cohérent, de la plus proche dans le temps à la plus lointaine, avec un responsable pour chacune d’entre elles.
On construit, donc, un tableau avec une colonne “Tâches” portant une liste de toutes les étapes et de toutes les tâches, une colonne “Responsables”, précisant le responsable de chaque tâche, et une colonne “Avancement”.
Faire une liste des tâches à découper, ensuite, en sous-tâches est déterminant pour offrir une vue détaillée de votre projet. Subdivisez les sous-tâches pour aboutir à des opérations simples et claires à affecter à un collaborateur ou un prestataire précis. Ce dernier sera le responsable attitré à qui vous pourrez demander des comptes.
Fixer une durée réaliste, en jours, semaines ou mois, pour chaque tâche, permet de définir le calendrier et d’estimer les coûts, ainsi que l’étendue du personnel nécessaire pour le projet. Des durées mal évaluées peuvent engendrer des retards et des surcoûts.
Définir une chronologie inverse cohérente permet de relever et de prendre en compte les interdépendances entre les tâches. La finalité est d’aboutir à une synchronisation optimisée des différents éléments pour respecter la deadline. Vous pourrez recourir au diagramme de PERT pour bien visualiser les connexions entre étapes, et les superpositions de périodes d’exécution.
Ensuite, il faut intégrer votre rétroplanning dans un outil comme le diagramme de Gantt, organisé en partant de la date butoir. Un tableau sous Excel permet de réaliser aisément ce diagramme en ajoutant, pour chaque action, le responsable attitré et l’état d’avancement.
Pour finir, il peut être intéressant de fixer une date limite de démarrage du projet pour rester dans une dynamique de mobilisation des énergies. Fixer un tel bornage temporel incite tous les acteurs à s’organiser pour respecter le calendrier et les délais prévus.
