Le monde de l’événementiel s’apparente à un vaste panorama, et face aux types d’événement qu’on peut mettre sur pied, il n’y a pas de place pour l’ennui.
Pour ses initiateurs, les enjeux qui motivent l’organisation d’une manifestation sont si diversifiés qu’ils placent aussi bien les amateurs que les professionnels de l’évènementiel face à de vrais challenges.
C’est pour cette raison qu’il faut bien mûrir ses réflexions et analyser ses besoins avant de choisir parmi la variété d’événements existants, celui qui répond le mieux aux attentes. Cette décision est fonction de plusieurs facteurs interdépendants à maîtriser en amont.
Les facteurs de choix d’un type d’événement
Organiser un événement n’est pas une tâche aisée puisque le défi à relever est de mobiliser un maximum de participants et de créer des souvenirs impérissables dans leurs esprits. Pour y arriver, on s’assure d’avoir défini au préalable les facteurs permettant à l’évènement d’atteindre les résultats escomptés. Ces facteurs dépendent les uns des autres et sont au nombre de trois, à savoir :
L’objectif de l’évènement
Cet élément est indissociable de l’organisation d’un évènement. Qu’il s’agisse de partager de nouvelles connaissances, d’offrir du divertissement, de célébrer un succès ou encore de mesurer sa notoriété, l’objectif oriente le choix du format de l’événement.
Avec un objectif bien formulé, on a la certitude de choisir les activités intéressantes (qui vont meubler la manifestation) et de toucher efficacement les cibles.
La cible
C’est la présence d’un public qui donne du sens à un évènement. On choisit les cibles selon l’objectif recherché. On peut facilement les identifier en se demandant à qui s’adresse l’événement. À partir de cette question, on peut procéder par filtrage en partant d’un public assez vaste pour aboutir à un groupe réduit de personnes. Ce filtrage peut alors s’opérer sur la base de la tranche d’âge de l’audience qu’on souhaite toucher, de leur activité professionnelle, de leur sexe, de leur niveau de vie, de leur maîtrise du numérique, etc.
Le thème
Il représente un élément déterminant dans le type d’événement. On opte pour un thème précis après avoir bien formulé l’objectif et spécifié la cible.
Le thème s’inspire et influe sur bien d’autres aspects de l’organisation comme :
- la saison,
- le lieu,
- le budget,
- les invitations,
- les animations,
- etc.
Partant de ces trois facteurs, choisir le type d’événement à préparer et les détails à y intégrer pour le rendre mémorable devient plus facile.
Quels sont les différents types d’évènements ?
Il convient d’opérer une classification des événements en se basant sur le nombre des participants. En effet, on ne se contente pas de choisir la cible, mais aussi de définir sa taille. Ainsi, on distingue les événements grand public et les événements internes en entreprise.
Les événements grand public
Ici, l’enjeu principal est d’associer un message à l’image de marque de ses initiateurs et d’accroître leur chiffre d’affaires. Ce type d’événements répond, donc, aux besoins des entreprises qui veulent exprimer leur responsabilité sociale ou toucher plus de clients et prospects. On retrouve dans cette catégorie :
Les salons
Les salons accueillent de nombreux stands et donnent l’occasion aux invités de s’imprégner des innovations d’un secteur. Ils établissent une interaction directe avec les cibles qui peuvent être des professionnels (BtoB), des consommateurs (BtoC) ou les deux à la fois. En y participant, ils apprécient les nouveautés et formulent leurs attentes. Ces feedbacks sont des outils indispensables pour les organisateurs afin de rester compétitifs sur leur marché, fidéliser les clients, nouer des partenariats commerciaux et professionnels et pour accroître le volume de leurs ventes.
Les événements sportifs
Les évènements sportifs peuvent poursuivre bien d’autres objectifs que celui de générer des revenus. Ils peuvent servir à une cause sociale ou caritative comme sensibiliser les populations sur une problématique, militer pour l’environnement ou encore verser des recettes pour parrainer l’éducation des enfants vivant avec un handicap.
L’avantage des rencontres sportives réside dans la liberté de choisir :
- les sports pour les amateurs ou les professionnels (marathon, cyclisme, football, tennis, golf, bowling, etc).
- la durée de la compétition (tournoi d’une journée ou un championnat en plusieurs phases).
Avec les évènements sportifs, on a également la possibilité d’alléger les coûts d’organisation grâce au sponsoring, ou de les compenser par la vente de billets.
Les événements au format spectacle
Qu’il s’agisse d’un concert, d’un festival de cinéma, d’une foire ou d’une caravane, les évènements sous forme de spectacle nécessitent une grosse préparation. Leur aspect culturel leur confère un caractère festif et garantit aux participants un instant de divertissement.
Ils demandent toutefois une communication conséquente pour attirer une forte audience et un marketing ingénieux, surtout si le but est lucratif.
Les événements internes en entreprise
Cette autre catégorie d’événements s’organise principalement au sein des entreprises. Les événements professionnels permettent de créer des conditions favorables à la performance de l’entreprise en identifiant le personnel comme la cible prioritaire.
Parmi ces évènements, on retrouve :
Le Team building
Il connaît un véritable succès parce qu’il accueille des activités à la fois ludiques et instructives pour les collaborateurs. Réalisé en une ou deux journées, il permet de régler les problèmes internes à l’entreprise tout en renforçant la cohésion entre les employés.
Du point de vue organisationnel, il requiert beaucoup moins de ressources et favorise un état d’esprit positif au travail. Il motive les troupes et leur permet de gagner en productivité.
L’afterwork
On pense souvent que l’afterwork est l’initiative spontanée et ponctuelle d’un ou de quelques collègues qui se limite à s’offrir des verres dans un bar. Toutefois, avec un peu d’organisation, on peut sortir des sentiers battus et décupler le côté convivial de ce type de rencontre.
Poker, babyfoot, cinéma, danse… il n’y a presque pas de frontières pour passer des moments mémorables entre collègues. De plus, l’afterwork a la magie de créer une ambiance amicale et bon enfant au sein des collaborateurs, ce qui favorise une meilleure motivation au travail.
Le séminaire d’entreprise ou incentive
Le développement professionnel du personnel constitue un autre aspect déterminant de la performance et de la compétitivité d’une organisation. Grâce à l’intervention d’un ou de quelques experts, les participants à un séminaire acquièrent de nouvelles connaissances qu’ils mettent au service de leur entreprise.
L’autre contribution du séminaire d’entreprise est qu’il favorise le dialogue entre les employés et leur(s) responsable(s), ce qui se révèle utile pour leur épanouissement. Il permet de mettre à jour les objectifs et la vision de l’entreprise. Il renforce l’esprit d’entreprise et le sentiment d’adhésion du salarié aux valeurs de sa société.
Que ce soit au profit du personnel d’une entreprise ou pour un public plus grand, la décision de choisir un type d’évènement doit reposer sur les garanties de sa réussite. Pour s’en assurer, l’intervention d’un professionnel est la voie la mieux indiquée.
Bien choisir un type d’évènement grâce aux conseils des professionnels
Trouver le type d’événement idéal pour les objectifs qu’on se fixe, tout comme réussir à l’organiser de main de maître, présente de nombreux défis pour les organisateurs. Leur notoriété et leur compétitivité en dépendent dans une grande mesure. C’est pourquoi il s’avère pertinent de demander conseil auprès des spécialistes avant d’opter pour un évènement.
Les event planners ainsi que les agences événementielles possèdent une vaste expérience dans l’organisation de divers types d’évènements. En s’informant de la vision des initiateurs, de leurs ressources et de leur cible, ils sont en mesure de proposer des manifestations sur mesure. Leur intervention garantit le choix des animations créatives, des activités ludiques et la maîtrise du budget aussi bien pour les événements grand public que pour les événements d’entreprise.
