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Organisation d’un événement : les 6 points clés à ne pas négliger !

Loin d’être un simple dîner entre amis, l’organisation d’événements professionnels, publics ou privés, est une activité qui nécessite beaucoup de temps et d’efforts. Entre la compréhension du projet événementiel et la planification des différentes activités, il est difficile de s’en sortir lorsqu’on ne s’y connaît pas bien.

La tâche est encore plus compliquée lorsqu’il s’agit d’une manifestation événementielle en entreprise. Toutefois, nous pouvons identifier 6 points clés à prendre en compte pour réussir votre événement d’entreprise.

1. Les objectifs de l’événement d’entreprise : les fondements de la réussite de l’organisation

Une erreur manifeste serait de vous lancer dans l’organisation d’événements professionnels sans connaître au préalable les objectifs de ces derniers. En effet, maîtriser les attentes de votre manifestation ou de votre séminaire d’entreprise constitue un détail important pour mieux comprendre la dimension de l’événement et mieux le préparer.

En général, un événement d’entreprise peut avoir 3 principaux objectifs :

  • améliorer l’environnement professionnel, renforcer l’esprit d’équipe ;
  • construire et développer la croissance de l’entreprise ;
  • développer les relations entre collaborateurs et partenaires.

D’un autre côté, les événements d’entreprise peuvent prendre plusieurs formes : salon professionnel, soirées d’anniversaires, soirée du Nouvel An, Team Building, séminaires, etc.

Vous devez, donc, penser à préciser dans les moindres détails les objectifs de votre événement d’entreprise pour mieux évaluer votre travail d’un point de vue quantitatif et qualitatif.

2. Le format et le thème

Au-delà des objectifs, et qu’il s’agisse d’une conférence ou d’un petit déjeuner, de salons professionnels, d’un séminaire, d’un lancement de produit, d’une cérémonie d’inauguration, d’un cocktail …etc., l’identification du format de votre manifestation professionnelle constitue un autre élément capital pour la réussite de l’organisation et de la gestion événementielle.

Ensuite, vous devez maîtriser le thème du projet et toutes ses implications afin de mieux orienter vos activités et créer un événement original et inoubliable. Si vous organisez un événement de type séminaire, par exemple, le thème que vous choisissez doit transmettre une compétence ou un savoir à vos convives tout en répondant à leurs différentes préoccupations sur le sujet.

Pour plus d’originalité, pensez à choisir un thème qui sort de l’ordinaire : ainsi vous pourrez mieux captiver le public visé. Si vous avez besoin d’un intervenant externe, vous pouvez vous tourner vers une agence spécialisée comme une agence événementielle ou une agence de communication pour bénéficier de ses conseils. Celle-ci est à même de vous proposer des personnes inspirées et inspirantes avec lesquelles elles ont l’habitude de travailler, selon votre domaine d’activité.

3. La date de l’événement

Connaître à l’avance la date de votre événement d’entreprise est primordial. Cet élément vous aidera à mieux planifier votre organisation événementielle. Dans l’idéal, vous devez fixer la date plusieurs semaines, voire quelques mois, à l’avance.

Vous aurez ainsi suffisamment de temps pour prévoir les éléments nécessaires à la réussite de l’événement d’entreprise : la logistique, la communication événementielle, les animations, les activités, les équipements de scénographie, etc.

Par ailleurs, vous devez analyser la programmation des grands événements (manifestations sportives, professionnelles ou événements culturels) en choisissant le jour parfait pour vous assurer de la disponibilité de vos convives.

4. Le lieu de l’événement

Vous avez déjà déterminé les objectifs, le nombre de personnes à inviter, le format, le thème et le type de votre événement professionnel ? Pour la réussite de l’événement, le choix du lieu de votre événement d’entreprise constitue également une composante clé à ne pas négliger.

En premier lieu, commencez par examiner le type d’établissement que vous souhaitez choisir comme lieu pour votre événementiel. Diverses solutions s’offrent à vous : hôtel, centre des congrès, place événementielle, bateau, cinéma, théâtre, stade, galerie d’art, etc.

Ensuite, vous devez visiter et analyser chacun de ces sites événementiels afin de sélectionner celui qui convient le mieux. Pour cela, vous pouvez prendre en compte plusieurs critères : la situation géographique, l’accessibilité, l’exclusivité du lieu, la capacité d’accueil en concordance avec le nombre de personnes invitées, etc. A défaut, vous pouvez simplement opter pour une solution clé en main qui vous réduit l’organisation.

Pensez donc à vous renseigner un maximum sur chacune des solutions qui ont attiré votre attention. Vous aurez alors plus de facilité à choisir le lieu événementiel idéal pour votre projet. N’oubliez surtout pas de prévoir un second lieu pour éviter les imprévus.

5. La stratégie de communication événementielle

Quels que soient sa taille et ses objectifs, un événement professionnel constitue un grand élément de communication. En effet, il contribue de manière active à l’épanouissement de votre activité et vous permet d’améliorer votre image, d’accroître votre notoriété et votre visibilité.

Grâce à votre événement professionnel, vous pouvez informer votre réseau de partenaires, vos collaborateurs et vos clients de vos idées et vous renseigner sur leurs attentes.

Cela dit, l’organisation d’un événement professionnel exige également un grand travail de communication. Entre la couverture média de la manifestation et l’envoi des invitations à vos convives, vous devez élaborer une bonne stratégie de communication afin de garantir la réussite de l’événement d’entreprise.

Celle-ci doit également prendre en compte l’animation événementielle. Vous pouvez, par exemple, proposer un spectacle vivant pour maintenir l’attention de votre audience tout au long de l’événement.

Si vous manquez d’idées, vous pouvez diversifier les supports de communication ou recourir à la communication digitale pour vite partager l’information sur vos séminaires ou soirées d’entreprise.

Dans le meilleur des cas, vous pouvez tout simplement faire appel à une agence de communication ou une agence d’événementiel avec une bonne équipe ou vous adresser à une agence de conseil en communication.

6. Les activités de l’événement d’entreprise

Quelle que soit la forme que revêt votre événement professionnel, le choix d’un thème vous donne plusieurs indices pour vos choix de : sonorisation, décoration, musique, scénographie, animation événementielle, etc.

Si vous souhaitez créer des événements originaux, vous devez faire preuve d’imagination dans les différentes activités et dans la programmation. Vous devez également évaluer la difficulté des tâches et vérifier qu’elles sont appropriées pour les participants. Au cas contraire, ils risquent de s’ennuyer.

Ensuite, vous devez vous assurer que vos convives gagnent en connaissance et en compétences, qu’il s’agisse d’un événement sportif, ludique ou instructif.

Par ailleurs, vous devez veiller à ce que vos activités soient agréables et attractives pour vos collaborateurs. Jeux, aventures dans la nature, photo marathon, dégustation de vin, tour à vélo sont autant d’activités que vous pouvez inclure dans votre organisation d’événements pour faire vivre à vos convives un moment inoubliable.

N’oubliez surtout pas le prestataire événementiel qui se chargera du volet restauration lors de votre événement. Sollicitez le traiteur idéal pour couvrir votre événement et vous garantir de très bons plats. De même, identifiez les mets appropriés et les différents breuvages à proposer en apéritif afin de prendre les autorisations nécessaires.

Au-delà des services traiteurs, vous devez vous assurer de bien choisir tous vos différents prestataires : prestataire technique, fournisseurs de logistique événementielle, sonorisation, etc. Pour finir, vous ne devez pas négliger votre budget.

Pour mieux suivre l’organisation de vos événements professionnels, vous pouvez établir une checklist afin d’évaluer à chaque instant l’évolution de vos activités.

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