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Réussir l’organisation d’un séminaire : ce qu’il faut savoir de A à Z !

L’organisation d’un séminaire pour votre entreprise est sans doute l’un des meilleurs moyens de dynamiser votre activité et renforcer votre image de marque. Et donc, vous souhaitez sans doute que cet événement laisse des empreintes positives et apporte un plus à la construction de votre image.

Afin de vous accompagner dans le processus d’organisation de votre événement, voici une to-do list simple et efficace.

Les étapes clés pour organiser un séminaire d’entreprise

Avant le jour J, ce sont les préparatifs qui prennent toute la place. Lorsqu’ils sont bien gérés, ils vous épargnent le stress de dernière minute.

1. La définition de vos objectifs

Toute la conception de votre événement doit être fondée sur vos objectifs ainsi que sur votre cible. Par exemple, un séminaire organisé pour des partenaires ou des collaborateurs n’a pas la même nature (et le même ton) qu’un séminaire pour vos clients.

Si vous manquez d’inspiration par rapport aux objectifs, vous pouvez vous baser sur les plus fréquents.

  • Réflexion : ce type de séminaire rassemble les membres de l’entreprise en vue de discuter de nouvelles stratégies communes ou d’en améliorer certaines. Il faudra donc une ambiance propice à l’échange, à l’expression individuelle et à la productivité.
  • Formation : pour apporter de nouvelles connaissances aux participants, optez pour une atmosphère calme et favorable à la concentration. Veuillez prévoir des outils pratiques pour que l’apprentissage soit aisé, interactif et sans pression.
  • Motivation : si vos collaborateurs manquent d’intérêt ou d’enthousiasme, un séminaire de motivation peut vous aider à raviver la flamme. Les activités pour rebooster et les récompenses seront vos meilleurs alliés.
  • Incentive : il s’agit d’une forme de séminaire ayant pour but de renforcer la cohésion ainsi que toutes les valeurs nécessaires à un travail productif : esprit d’équipe et de collaboration, compétitivité, créativité, etc.

Une fois votre fil conducteur déterminé, vous pouvez passer à l’étape supérieure.

2. Le choix du thème et du format

Pour l’organisation de votre séminaire, le choix ainsi que le format du thème sont fonction de votre fil conducteur (objectifs et public cible).

Même si le thème doit surtout refléter l’ensemble des sujets qui seront traités, il doit être assez accrocheur pour donner envie de participer. Vous pouvez, ensuite, définir le format le plus adapté à votre événement.

  • Le team-building : Il entre dans le cadre du renforcement de la cohésion d’équipe. Pour aller plus loin, vous pouvez vous tourner vers le team-building humanitaire ou environnemental. Ceux-ci associent parallèlement des valeurs écoresponsables et humanistes à votre image.
  • Le hackathon : Dans une ambiance conviviale, les participants (des développeurs) doivent se livrer à un brainstorming pour trouver des idées pointues et innovantes face à la transformation numérique et digitale.
  • Le all inclusive : Ce format consiste à choisir un prestataire qui inclut tout le nécessaire dans ses offres (hébergement, restauration, animations, activités, etc.). Il vous évite de devoir faire de multiples réservations.

Si aucun de ces trois formats ne vous correspond, n’hésitez pas à demander conseil à des professionnels d’organisation de séminaire.

3. La définition du budget

Une fois que vous avez fixé vos objectifs, votre cible et votre format, vous pouvez élaborer un budget prévisionnel. Bien évidemment, celui-ci devra tenir compte des contraintes internes à votre entreprise.

Pour vous aider à prendre les meilleures décisions, n’hésitez pas à recourir à des professionnels de l’organisation d’évènement d’entreprise. Comparez différents prestataires et différentes offres pour être sûr de dénicher ce qui vous convient le mieux.

4. Le choix de la date

Faites attention à ne pas choisir des dates compromettant la disponibilité de votre cible. Il s’agit notamment des week-ends prolongés, des ponts, des vacances scolaires et des jours d’événements nationaux (sportifs).

Dans la mesure du possible, tenez compte des spécificités liées à chaque futur membre de l’auditoire. Par exemple, si un collaborateur organise une fête d’anniversaire pour son enfant le même jour, participer au séminaire d’entreprise ne risque pas de le ravir.

5. Le choix du lieu de déroulement

En plus de tous les éléments précités, le lieu devra tenir compte du nombre de participants, de la facilité d’accès pour tous les participants, de la localisation géographique par rapport aux moyens de transport prévus, etc.

Si vous réservez un lieu, ne vous limitez pas à la consultation des brochures. Organisez une visite présentielle ou digitale pour vous éviter les mauvaises surprises. Cela vous permet aussi de visualiser votre événement en amont et de changer de lieu si vous remarquez des incompatibilités.

6. L’élaboration du rétroplanning et du planning

Le rétroplanning est un outil qui vous permet de suivre en temps réel les différentes phases de l’organisation. Il doit inclure les réservations requises, les personnes à prévenir, les acomptes à verser, etc.

Pour que le séminaire soit rythmé et cohérent, il faut prévoir un programme précis incluant :

  • les horaires de chaque activité ;
  • les temps de pause s’il y en a ;
  • les marges de manœuvre.

Le planning devra, ensuite, être mis sous un format pouvant être envoyé à tous les membres de l’auditoire.

7. La communication

La communication peut sembler anodine, mais elle apporte un caractère plus professionnel et plus minutieux à votre événement. Elle permet de prévenir tous vos invités assez tôt et de confirmer leur présence.

Elle donne, aussi, des détails sur les particularités de l’événement. Par exemple, pour les activités sportives, il est important de préciser que chacun doit prévoir des tenues adaptées.

8. Les derniers ajustements

Même lorsque tout semble prêt, une dernière visite et une dernière répétition à la veille ne sont jamais de trop. Vous pouvez, aussi, contacter les prestataires engagés pour vous assurer de leur présence effective et prendre les décisions de dernière minute.

9. Les détails à vérifier au cours du séminaire

L’organisation d’un séminaire ne s’arrête pas en amont. Elle se poursuit durant tout le déroulement de l’événement afin d’être sûr que tout se passe comme prévu. Et il est crucial de choisir des professionnels en qui vous pouvez avoir confiance puisque vous serez occupé et les coulisses risquent de vous déconcentrer.

Ces professionnels devront veiller au respect du timing, à l’installation correcte des participants inscrits, à l’intendance et à la logistique événementielle. Aussi, ils devront prévoir un moyen de vous faire cas des potentiels imprévus.

10. Ce qu’il faut faire après le séminaire

Si à la fin de votre séminaire, vous n’en évaluez pas les résultats, l’organisation aura été quasiment vaine. C’est l’occasion de vérifier si vos objectifs ont réellement été atteints. C’est aussi le moment de repérer les points pouvant être améliorés (car il y en a toujours) et ceux qu’il faut absolument conserver pour les prochaines fois.

Pour recueillir les avis des participants, un formulaire de satisfaction digital (ou papier) doit leur être envoyé. Un mot de remerciement, un bilan de l’événement et des photos seront les bienvenus dans ce document.

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