elaborer un projet événementiel

Comment construire son projet événementiel en 5 étapes ?

Quel que soit votre projet événementiel, avec la mise en place d’étapes bien définies, vous serez en mesure de concrétiser vos ambitions.

Travailler au succès de votre événement auprès de votre public cible revient à s’armer de créativité, à déployer des moyens et à mobiliser une équipe compétente pour sa mise en œuvre.

Ceci dit, quelles sont les étapes à respecter pour monter son projet événementiel ? Comment organiser les idées et les ressources ? Dans cet article, découvrez toutes les clés pour la réalisation d’un projet événementiel.

Qu’est-ce qu’un projet événementiel ?

Avant de se traduire en une suite d’actions, le projet évènementiel est tout d’abord un plan retraçant au détail près une ambition. Il énumère les besoins réels et les moyens de les combler, donne une vue d’ensemble des actions à exécuter et les échéances à respecter à cet effet. 

Le projet événementiel sert également à aiguiller les prestataires qui participent au pilotage de l’événement. Grâce à la feuille de route du projet, ils prennent connaissance de leurs rôles et identifient des tâches qui leur incombent.

Il constitue donc un outil de décision et un point de référence pour évaluer les retombées de l’événement. Son élaboration est à la charge du professionnel qui prend l’initiative de l’événement.

La portée et la complexité d’un projet d’événement peuvent varier en fonction de la taille de l’événement, mais les défis fondamentaux restent les mêmes.

Que doit-on retrouver dans un projet événementiel ?

Conçu plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’avance, le projet évènementiel :

– énonce clairement le ou les objectifs à atteindre. Par exemple, lancer un nouveau produit, promouvoir une marque, organiser un team building, etc. 

– définit avec précision les cibles qu’il inscrit au centre des priorités.

– spécifie le thème ou le concept de l’événement, et ceci simplifie le choix de l’animation et l’agencement des activités. 

– indique un jour J pour la tenue de l’événement. Qu’il s’agisse d’une date fixe ou qu’il s’étende sur une durée déterminée, il précise une plage horaire jugée convenable pour les cibles. 

– désigne le lieu. On le choisit en fonction du nombre de convives, du confort qu’il procure et de son accessibilité. Une salle, par exemple, doit disposer d’une aire principale distincte de l’espace de service destinée aux fournisseurs et au personnel. 

Le projet évènementiel définit également les besoins matériels, la main d’œuvre, le budget ainsi que les modalités de leur mobilisation.

Les 5 étapes cruciales pour la réalisation d’un projet événementiel

Après l’étape primordiale de la conception du projet, place à sa mise en scène. Plusieurs actions entrent en ligne de compte dans l’exécution du plan. 

Afin que les différentes interventions s’apparentent à une partition exécutée avec minutie, le chef de projet événementiel ou l’agence missionnée à cet effet doit gérer un certain nombre d’aspects à savoir :

1. Échanger avec les prestataires

Les prestataires se chargent de l’aspect technique de l’évènement tel que la décoration, l’éclairage, la restauration, la sonorisation, la sécurité, etc. Cela nécessite parfois un recrutement spécial sauf dans le cas d’une agence qui dispose d’une équipe pluridisciplinaire. 

La liste de ces intervenants s’établit en fonction de la nature de l’événement. Cela suppose, par exemple, qu’un animateur de stands pour enfants semble moins utile à un séminaire professionnel ou à une soirée de bienfaisance.

Une fois que ces prestataires sont définis, une réunion de cadrage avec eux permet d’affiner les prévisions et de réajuster les besoins fixés initialement. Au terme de celle-ci, chacun s’informe de ses responsabilités et expose les contraintes liées à son intervention. Cela fait gagner du temps au déroulement de l’évènement et prévient tout imprévu.

2. Communiquer autour de l’évènement

La communication suscite l’intérêt des cibles. Son efficacité repose sur la créativité, les canaux et formats de diffusion et le lien affectif qu’elle établit avec les destinataires. 

Les pistes les plus privilégiées et les plus engageantes sont la participation d’une star ou encore la défense d’une cause.

Le message d’invitation diffère selon que l’événement est interne à l’entreprise organisatrice ou destiné à un public externe. Dans le premier cas, le mailing, les invitations, les affiches publicitaires, les annonces constituent autant de modes de communication appropriés. Par contre, pour un public plus grand, on emploie des moyens de communication de masse comme les réseaux sociaux, les tracts, les campagnes d’affichage, les influenceurs, la télévision, etc.

3. Régler les derniers détails

Cette étape consiste à revisiter les soumissions budgétaires des prestataires. Ainsi, tous les besoins logistiques et les propositions de prix se réajustent et on s’assure qu’ils se mobilisent dans le temps.

Le responsable du projet finalise les contrats des différents intervenants et leur rappelle le concept et les attentes sur la nature et la qualité des produits et des prestations à fournir. 

Par ailleurs, il évalue l’efficacité de la campagne de communication. D’un autre côté, il entreprend les démarches administratives pour les autorisations et les permis au vu de la législation du pays ou de la ville qui accueille l’évènement. 

On préserve la responsabilité des organisateurs en organisant la sécurité des invités et de leurs biens (véhicules, vêtements, bijoux, etc).

4. Suivre le projet

Le jour J, le projet événementiel, préparé des semaines à l’avance, prend forme, sous la supervision du chef de projet. 

Le moyen le plus efficace de prévenir tout oubli à cette étape est d’établir une check-list. Ainsi, on veille à ce que les différentes livraisons s’effectuent comme prévu et que toutes les commandes (la quantité, la qualité, l’état et l’horaire de livraison) soient exactes. 

Le chef de projet s’assure aussi que tout le service et les animations gardent les participants dans l’esprit de l’événement.

5. Dresser le bilan

Le bilan de tout l’évènement s’établit au plus tard dans les cinq jours qui suivent l’événement. Cette étape repose sur deux aspects : le bilan technique et le bilan relatif aux moyens utilisés. 

Le premier consiste à évaluer les résultats atteints au vu des objectifs initiaux. On relève les réussites puis on situe les responsabilités de chaque acteur par rapport aux points perfectibles de l’évènement. 

Le bilan des ressources revient à apprécier la logistique déployée et les dépenses effectuées par rapport aux prévisions du projet événementiel. On vérifie les factures et on s’assure que les prestataires ont été payés. 

On termine avec un rapport décrivant le bilan technique et financier de toutes les interventions. Il détaille le déroulement de l’événement, les résultats atteints, les points forts et perfectibles de même que les recommandations. C’est un outil de décision pour l’organisation de futurs évènements.